Tahapan Pengiriman dan Penerimaan Email

Menurut Lamb (1999) membagi proses pengiriman dan penerimaan email kedalam tiga bagian, yaitu :

 

1. Pengiriman pesan

Pada proses ini, pengirim menyusun pesan dan mengirimkannya dengan email agent, yang akan memberikan perintah kepada sistem transport email untuk mengantarkan pesan tersebut ke tujuan.

 

Composing

Penyusunan email mirip dengan penyusunan naskah, dimana email agent pada umumnya memiliki beberapa editor-editor teks. Yang membedakan adalah format email yang terdiri dari dua jenis, header dan body. Mengacu pada RFC 822, header merupakan bagian email yang terdiri dari alamat, judul dan tembusan. Sedangkan body merupakan bagian dari email yang memuat pesan yang akan disampaikan oleh pembuat email berupa teks murni atau disertakan file dengan format tertentu yang nantinya dikodekan sebagai teks yang disebut dengan MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Email agent biasanya menyediakan ruang khusus sebagai tempat menaruh konsep atau rancangan email yang sudah dibuat sehingga pengguna bisa melakukan editing kembali.

 

Pengantrian dan pengiriman

Setelah email disusun dan kemudian pengguna memutuskan untuk mengirimkan pesan tersebut dengan menggunakan perintah tertentu, maka email agent akan memeriksa alamat tujuan (sebagai contoh header field to: ) sesuai dengan aturan penulisan alamat email tujuan atau belum. Jika penulisan salah maka email agent akan memberikan pemberitahuan kepada pengguna untuk memeriksa ulang dan memperbaiki. Sebaliknya jika penulisan alamat email tujuan sudah benar, maka email akan dikirimkan. Dimana email agent akan memanggil email transport subsystem untuk mengirimkan email.

 

Beberapa pengguna koneksi internet dial up menyusun email pada saat off line dan baru akan mengirimkannya pada saat online. Kasus lain terjadi ketika suatu email tidak bisa dikirimkan karena ada email lain yang memiliki prioritas lebih tinggi. Mail transport dan mail agent memiliki tempat antrian khusus yang digunakan untuk menampung email yang akan dikirimkan, jika kondisi memungkinkan maka email-email yang ditampung tersebut akan dikirim ke komputer tujuan.

 

2. Pemindahan

Pengalamatan email

Satu atau lebih alamat tujuan oleh mail transport system digunakan untuk mengetahui kemana email akan dikirimkan. Alamat email yang digunakan berupa sekumpulan teks yang mengidentifikasikan keberadaan kotak email (mailbox) pada IP atau domain tertentu.

 

Layanan transport mengirimkan kumpulan teks site pada Domain Name System (DNS) yang akan mengubahnya ke dalam alamat IP kemudian menghubungkan ke alamat IP yang diberikan dan meminta komputer tujuan untuk menerima dan mengirimkannya pada mailbox yang dituju.

 

Email server

Ketika email dikirimkan dan sebelum sampai kepada mailbox yang dituju, terlebih dahulu isi pesan email tersebut diproses pada email server. Ada tiga hal yang dilakukan email server sebagai respon dari permintaan tersebut, berupa :

• Menerima pesan dan menyampaikannya dalam mailbox tujuan,
• Menerima pesan ke alamat lain yang telah ditetapkan oleh pemilik mailbox,
• Menolak pesan dan memberikan pemberitahuan bahwa pesan tidak terkirim yang diakibatkan karena mailbox tujuan tidak tersedia, mailbox tujuan dalam kondisi penuh atau karena terdapat kerusakan pada server.

 

Dalam penggunaannya terdapat dua buah aplikasi mail server, kedua aplikasi tersebut berupa :

1. SMTP, Protokol yang digunakan untuk mengelola lalu lintas email keluar masuk suatu jaringan.
2. POP, Protokol yang digunakan untuk mengambil email dari tempat penampungan email pada email server.

 

3. Peneriman email

Suatu saat mail agent melakukan pengecekan secara otomatis atau berdasarkan permintaan pengguna, apakah ada email masuk ke dalam mailbox pada email server. Jika terdapat email masuk maka kemudian mail agent tersebut akan menyimpan email tersebut dalam database mail agent tersebut.